گزارش تحلیلی از عملکرد میز خدمت

ساختار و مقدمه: به منظور کاهش مراجعه حضوری و به استناد بند 2 ماده 18 و در اجرای ماده 17 تصویب نامه شورای عالی اداری با عنوان حقوق شهروندی در نظام اداری به شماره 1127128 مورخ 28/12/95 به منظور ارائه خدمات سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقاء رضایتمندی مراجعین از عملکرد دستگاه اجرایی دستورالعمل میز خدمت ابلاغ گردید.

از آنجا که سازمان حفظ نباتات به دلیل ماهیت کاری قادر به ایجاد میز خدمت الکترونیکی نبود میز حضوری در سازمان مستقر گردید. در راستای دستورالعمل فوق، فضایی متناسب با عملکرد تخصصی ایجاد و با توجه به حضور ارباب رجوع و پیگیری و مراجعه به واحد های مختلف مقتضی گردید ارایه خدمات تخصصی در قالب بررسی مدارک ، مشاوره و ارجاع نامه های واصله به شکل مستمر انجام پذیرد.و با توجه به دستورالعمل ابلاغی از کارمندان شایسته، ماهر و آموزش دیده و مطلع به فرایند اداری مرتبط با ارایه خدمات تخصصی دعوت به همکاری در میز خدمت شد.

نظر به این که بالاترین مقام هر دستگاه بر اساس دستورالعمل مسئول نظارت بر اجرای و حسن عملکرد این بخش می باشد لذا این گزارش از عملکرد میز خدمت در سال 1401 جهت اطلاع و حصول اوامر ارشادی خدمت جنابعالی ایفاد می گردد.

میز خدمت سازمان حفظ نباتات در تاریخ 01/04/97 در درب جنوب شرقی سازمان افتتاح شد و در تاریخ 03/10/97 میز خدمت سازمان حفظ نباتات افتتاح گردید.

اقدامات مهم میز خدمت

-کلیه کارشناسان میز خدمت بدون وقفه در میز خدمت مشغول به انجام وظیفه بودند.

- پروتکل وزارت بهداشت در خصوص مکان های عمومی که دارای ارباب رجوع میباشند در میز خدمت سازمان حفظ نباتات به صورت کامل اجرا شده است که عبارت است از ضدعفونی کردن کامل تمام نقاط میز خدمت و تجهیز محیط میز خدمت در خصوص فاصله گذاری ارباب رجوع با کارشناسان به صورت کامل رعایت گردید در ادامه دو دستگاه محلول ضدعفونی در بدو ورود ارباب رجوع و هنگام خروج از میز خدمت تعبیه شده است.

به اختصار گزیده ای از فعالیت های باجه های میز خدمت را به شرح ذیل به استحضار می رساند:

باجه (1) :کارشناس دبیرخانه: کارشناس میز خدمت در باجه دبیرخانه سرکار خانم خلیلی میباشد ایشان بصورت ثابت در این باجه به انجام امور مربوط به مراجعه کنندگان می پردازد. سرکار خانم خلیلی علاوه بر ثبت نامه های وارده و داخلی از طریق سیستم الکترونیکی ece به ثبت نامه های دریافتی و ارجاع نامه های صادره نیزاهتمام میورزد. کلیه نامه ها اعم از تعهد نامه، لیبل، پیگیری نامه ها از اتوماسیون اداری. به صورت کلی تمامی نامه های وارده را ثبت و اسکن کرده و گزارش روزانه این همکاران متشکل از ساعات ورود و خروج و تعداد نامه های ثبت شده و تعداد مراجعین مربوط به همان روز در گزارشات قید شده و به سمع و نظر معاون محترم توسعه مدیریت و منابع رسیده است.

باجه (2) :کارشناس بیمه  تجارت نو: آقای رضایی روزهای شنبه و دوشنبه  به کلیه امور بیمه بازنشتگان و همکاران سازمان رسیدگی کرده و در روزهای دیگر همکاران می توانند در مواقع ضروری از طریق تلفن همراه ایشان کلیه امور واریزی در خصوص بیمه تکمیلی را مطلع شوند.

باجه (3) :کارشناس کنترل آفات:آقای هاشمی عضو اصلی میز خدمت دفتر آفت کش ها می باشند که پاسخگویی کلیه امور مربوط به دفتر آفت کش ها بر اساس دستورالعمل فنی موجود در قالب کنترل مدارک مربوط به دریافت لیبل، تعهدنامه، ترخیص ورود و دریافت نامه و کلیه مکاتبات و نمونه های ارائه شده از طرف شرکت های وارد کننده و تولید کننده سموم شیمیایی را در بر میگیرد.در ادامه گوشه ای از فعالیتهای کارشناس کنترل آفات را به شرح ذیل به استحضار می رساند.

- ثبت تعهد نامه شرکت ها 2- دریافت و بررسی برچسب های مربوط به سموم ثبت شده شرکت ها 3- دریافت و بررسی اولیه مدارک مربوط به تمدید مسئول فنی شرکت ها 4- دریافت و بررسی مدارک مربوط به کوتاژ 5- دریافت و بررسی مدارک مربوط به ترخیص 6- پیگیری گردش کار مراجعین 7- پیگیری تلفنی از همکاران برای ارایه پاسخ به ارباب رجوع 8- دریافت و بررسی اولیه مدارک مربوط به صدور مجوز واردات و تولید سموم شیمیایی و عوامل بیولوژیک

باجه (4):کارشناس اداری، مالی: راهنمایی بازنشستگان در خصوص بیمه های تکمیلی 2- ارائه مدارک لازم درخصوص دریافت غرامت فوت و یا ازدواج فرزندان 3- راهنمایی در خصوص دریافت وام و ضمانت متقاضیان        4-ارائه فرم کسر از حقوق کارکنان و بازنشستگان 5- راهنمایی ارباب رجوع درخصوص مدیریت امور اداری و پشتیبانی 6- پیگیری و جوابگویی به متقاضیان میز خدمت

باجه (5):کارشناس قرنطینه: آقای آوانلو در میز خدمت قرنطینه و بهداشت گیاهی به انجام امور محوله           می پردازند. گوشه ای از فعالیت های میز خدمت قرنطینه و بهداشت گیاهی به شرح ذیل به استحضار می رساند.

-پاسخگویی و پیگیری  در خصوص صدور مجوز ترانزیت کالا

-پاسخگویی و پیگیری امور در خصوص تحلیل خطر واردات محموله های گیاهی

-اخذ و تنظیم مدارک تحویلی در خصوص صدور انواع مجوزها و ارجاع جهت ثبت در دبیرخانه مستقر در سامانه میز خدمت

- راهنمایی ارباب رجوع در خصوص محموله های واردات، ترانزیت و صادرات از طریق سامانه سازمان حفظ نباتات بخش قرنطینه و بهداشت گیاهی

-پاسخگویی در خصوص شرایط ضدعفوني محصولات كشاورزي صادراتي، وارداتي و ترانزيتي

-پاسخگویی و پیگیری محموله های مشمول آزمایش جهت انجام آزمایشات و صدور نامه جهت ارسال به سازمان های مربوطه

-پاسخگویی در خصوص دریافت کد رهگیری در راستای صادرات کالا از گمرکات

-پاسخگویی به همکاران حفظ نباتات استان در خصوص نامه های ارجاعی به سازمان

-تشکیل جلسات مستمر با مدیران دفاتر قرنطینه جهت بهینه کردن پاسخگویی به ارباب رجوع و همکاران محترم استانی.

اطلاعات نیروی انسانی و پرسنل شاغل کنونی در قالب جدول زیر